Voor heel veel mensen geldt de mailbox als een grote bron van ergernis. Wat kan het ontzettend lastig zijn om de mailbox bijgewerkt te houden.
Systematisch bijhouden
De truc is om je inbox systematisch bij te houden. Dan is het steeds maar eventjes werk en blijft het overzichtelijk:
- Zie je inbox als verwerkingscentrum. Niet als archief of takenlijst waar je steeds in moet kijken om te zien wat je moet doen.
- Bekijk elke mail 1 keer en beslis direct wat je ermee moet doen: reageren, actie ondernemen, archiveren of direct weggooien.
- Handel mail direct af als dit binnen 2 minuten kan.
- Vraagt het meer tijd? Zet het dan in je agenda of op je takenlijst.
Archiveren
Mails die je gelezen hebt, moeten niet in de inbox blijven staan omdat deze dan volloopt. Maak er een gewoonte van om als je niets meer met de mail hoeft te doen één van deze keuzes maakt:
- Niet bewaren → verplaats naar de prullenbak. Vergeet niet eens in de zoveel tijd de prullenbak ook eens te legen.
- Bewaren ter informatie → verplaats naar een map.
Maak een aantal archiefmappen aan, op een manier die voor jou logisch is. Bijvoorbeeld huis, financieel, werk, kinderen etc. Onder die mappen kan je weer sub-mappen maken met organisaties of onderwerpen.
Extern geheugen
Gebruik een ‘extern’ geheugen om op te schrijven wat je nog moet doen. Zo hoef je niet alles te onthouden, dit geeft overzicht en rust. Dit kan een notitieboekje zijn maar een app op je telefoon (bijvoorbeeld Todoist of To Do).
Toe aan overzicht in de inbox?
Is het nodig om de mailbox op te schonen en te organiseren? Moeten documenten uit mails overzichtelijk worden gearchiveerd?
Hier help ik graag bij! Kijk voor meer informatie op de pagina Administratie.
